Tugas 2 Sistem Informasi Akuntansi

Tugas 2 Sistem Informasi Akuntansi

Minggu ke V
5.      Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

5.1  Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1.      Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

2.      Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3.      Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4.      Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara

5.      Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

6.      Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

5.2  Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3.  Aplikasi surat bukti.

4.  Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1.      Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.      Menerima barang dalam kondisi baik.

3.      Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

4.      Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

5.      Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

Minggu Ke VI
6.      Aplikasi-Aplikasi siklus produksi dan keuangan

6.1    Aplikasi-Aplikasi siklus produksi

  Aplikasi siklus produksi = siklus yang didalamnya terdapat aspek-aspek untuk memproduksi barang atau jasa.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.      Perancangan Produk

2.      Perencanaan dan Penjadwalan

3.      Operasi Produksi

4.      Akuntansi Biaya

6.2    Aplikasi siklus keuangan

Aplikasi siklus keuangan = Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan.

Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

      sistem pemilikan.

      sistem catatan jurnal.

      Sistem pelaporan keuangan.

1.      Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

      Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1.      Mengambil pesanan dari pelanggan

2.      Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3.      Memeriksa ketersediaan persediaan

• Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

1.      Mengambil dan mengepak pesanan

2.      Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang UsahaAktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1.      Penagihan ke para pelanggan

2.      Memelihara data piutang usaha

Penagihan KasLangkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan

1.      Menangani kiriman uang pelanggan

2.      Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

2.      Siklus Pengeluaran
   Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
   Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

      Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

      Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

      Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

      MRP (material requirement planning

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

      JIT (just in time) 

        Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b.      Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

      Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

1.      Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

§  Memutuskan apakah menerima pengiriman. 

§  Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

§  Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

§  Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

3.      Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

      Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

      Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

      Operasi Produks
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk.
Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.

      Akuntansi Biaya
  Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1.      Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

2.      Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3.       Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan  untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

4.    Siklus Keuangan/ Penggajian

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

      Perbarui File Induk Penggajian

      Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

      Validasi Data Waktu dan Kehadiran

      Mempersiapkan Penggajian

      Membayar Gaji

      Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

      Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Minggu Ke VII

7.      Pengembangan Sistem : Suatu Survey

7.1    Siklus hidup pengembangan system

Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan data (data gathering)

Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2.      Analisa Sistem

Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3.      Perancangan Sistem (design)

Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4.      Penulisan kode program (Coding)

Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5.      Testing

Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6.      Instalasi

Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7.      Pelatihan

Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8.      Pemeliharaan

Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2    Standar – Standar Dokumentasi

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.

7.3    Teknologi dan praktikk pengembangan system

Program studi Sistem dan Teknologi Informasi adalah salah satu program studi baru dalam lingkungan Sekolah Teknik Elektro dan Informatika ITB. Program studi Sistem dan Teknologi Informasi dikembangkan sebagai antisipasi terha dap perkembangan sistem informasi yang sangat pesat. 

Sistem informasi sebagai salah satu bidang akademik pada program sarjana men cakup dua area utama, yaitu area yang berkaitan dengan upaya:

1.     Perencanaan, pengembangan, dan evaluasi atas sistem yang menjadi solusi untuk persoalan pengelolaan informasi bagi organisasi; dan

2. Perencanaan, pengembangan, evaluasi atas pengelolaan teknologi informasi yang digunakan bagi kepentingan sistem informasi organisasi.

Sebagai bagian dari proses peningkatan aktifitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat yang berorientasi kepada informasi bah kan lebih jauh menuju masyarakat berpengetahuan (knowledge society). Sistem dan teknologi informasi mejadi salah satu faktor penentu dalam dinamika bisnis dan pengembangan organisasi dan komunitas dalam kehidupan global saat ini. Sistem dan teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari yang meliputi antara lain ilmu pengetahuan, rekayasa / disain, teknologi, produk, layanan, operasional, dan manajemen. Penggunaan sistem dan teknologi informasi yang efektif dan efisien merupakan elemen penting dalam mencapai keunggulan bersaing. Sistem dan teknologi informasi telah menyatu dalam berbagai bidang ke hidupan, mulai dari perdagangan/bisnis (Electronics-commerce), pendidikan dan pembelajaran (e-education dan e-learning), kesehatan (e-health), budaya, trans portasi, industri, pariwisata, lingkungan, kolaborasi (collaborative working), hingga ke sektor hiburan.

Sesuai dengan daerah kajian dan tantangan yang dihadapi, maka kompetensi yang dirancang untuk dimiliki oleh lulusan program studi Sistem dan Teknologi Informasi meliputi:

1.      Pemahaman atas dinamika persoalan sistem (bisnis, manajemen, regulasi);

2.      Analisis dan sintesis secara sistemik terhadap suatu bidang persoalan dan menghasilkan solusi dalam bentuk desain dan implementasi pada kehidupan nyata;

3.      Adaptasi dan interaksi dengan masyarakat pengguna;

4.      Penguasaan aspek interaksi dalam sistem yang besar (multi dimension)

7.4    Perencanaan dan pengorganisasian proyek system

Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatau periode tertentu dalam rangka tujuan yang ditetapkan. Sedangkan menurut para ahli adalah :

1.      Bintarao Tjokroaminoto ialah proses mempersiapkan kegiatan kegiatan  secara sistematis yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.        Prajudi Atmosudirdja mendefinisikan perencanaan ialah perhitungan dan penentuan tentang sauatu yang akan dijalankan  dalam rangka mencapai tujuan tertentu , siapa yang melakukan , bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukanya.

3.        Handoko ( 2003) meliputi (1)pemilihan atau penetapan tujuan tujuan organisasi., (2) penentuan strategi , kebijakan , proyek, program , prosedur, metode, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

A.    Manfaat perencanaan

1.  Standar pelaksaanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik.
3. Penyusunan skala prioritas , baik sasaran mauopun kegiatan,
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi’
5. Alat memudahkan dalam berkordinasi dengn pihak terkait
6. Alat untuk meminimalkan pekerjaan tidak pasti.

Pengorganisasian adalah proses membagi kerja kedalam tugas-tugas ynag lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuanya, dan mengalokasikan sumber daya, serta msngkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

B.     Fungsi Organisasi

1.      Organisasi dapat diartikan
      Sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan / penempatan panitia-panitia dalam pekerjaan yang ada dalam struktur itu.

2.  Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang kewajiban-kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing – masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan-tujuan atau maksud-maksud kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran.

3. Organisasi dapat diartikan semata-mata mengingat maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan.

IV. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern

4.1. Kebutuhan akan pengendalian

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

4.2. Komponen Proses Pengendalian Internal

Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :

1.    Nilai-nilai integritas dan etika

2.    Komitmen terhadap kompetensi

3.    Filosofi manajemen dan gaya operasi

4.    Struktur organisasi

5.    Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya

6.    Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab

7.    Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko

Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian

aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.

Tujuan Pengendalian

1.    Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.

2.    Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.

3.    Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.

4.    Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.

5.    Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi

Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.

Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :

1.    Sistem informasi organisasi

2.    Struktur pengendalian internal organisasi

3.    Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana

4.    Kualitas kinerja personel organisasi

4.3 Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :

1.    Perencanaan organisasi pemrosesan data

2.    Prosedur operasi secara umum

3.    Karakteristik pengendalian peralatan

4.    Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi

Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.

1.    Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.

2.    Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.

3.    Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif

Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :

1.    Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.

2.    Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.

3.    Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

4.4. Etika dan Struktur Pengendalian

v  Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

v  Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

III. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Penganalan Pemrosesan Transaksi

3.1.  Arus transaksi

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

3.2.  Komponen-komponen system pemrosesan transaksi

komponen pemrosesan terdiri dari

1.    Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

2.    Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

3.    Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

4.    Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

3.3. Perancangan system tata buku berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

3.4 Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi

kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

v  Tujuan Pengkodean

1.    Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

2.    Meringkas data

3.    Mengklasifikasikan rekening/transaksi

4.    Menyampaikan makna tertentu

v  Metode pengkodean

1.    Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

2.    Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

3.    Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

4.    Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

3.5 Perancangan formulir dan pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan

Untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi manfaat formulir adalah :

1.    untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2.    untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan